กลุ่มคนรักรถ มีบริษัทผลิตรถยนต์อยู่ทั่วทุกภาคของประเทศ มีพนักงานกว่า 10,000 คน ดังนั้นการบริหารจัดการเกี่ยวกับทรัพยากรมนุษย์ ที่กระจัดกระจายอยู่ทั่วทุกภาคของประเทศ และเป็นจำนวนมากนั้น จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องนำ HRIS เข้ามาใช้เพื่อการบริหารจัดการ และการนำมาประยุกต์ใช้ในรูปแบบต่างๆทางกลุ่มคนรักรถก็หวังประโยชน์หรือความสามารถของระบบที่นำมาใช้ ให้ช่วยจัดการสิ่งต่อไปนี้
1.ช่วยในการวางแผนกำลังคน คือแสดงให้เห็นถึงความเคลื่อนไหวของอัตรากำลังคน,อัตราการเข้า-ออกของพนักงานในทุกภาคทุกสาขา ซึ่งจะช่วยให้สามารถวางแผนกำลังคนได้จากส่วนกลาง ไม่ต้องยุ่งยากเดินทางไปดูงานในทุกสาขา ในส่วนนี้คิดว่าจะนำ รูปแบบของ Man Power Planning (ระบบงานวางแผนกำลังคน)มาใช้ ในการจัดการในส่วนนี้
2.เรื่องของปัญหาในการจัดเก็บข้อมูลด้านประวัติส่วนตัวของพนักงาน ซึ่งกระจัดกระจายอยู่ทั่วทุกภาคนั้นค่อนข้างทำได้ยาก เพราะแต่ละภาคก็มีบุคลากรมากในตัว จึงต้องการจะทำระบบทะเบียนประวัติให้รวบรวมอยู่ที่ส่วนกลาง หากต้องการนำไปใช้แต่ละภาคก็สามารถเข้ามาในระบบเพื่อนำข้อมูลในส่วนของภาคนั้นไปใช้ได้ เป็นการง่ายต่อการบริหารจากส่วนกลาง และทางสาขา หรือภาคใดๆ ก็สามารถที่จะเข้ามา UP DATE ข้อมูลพนักงานในส่วนของตัวเองได้ง่าย และทำให้ส่วนกลางมีประวัติของคนทุกคนในทุกภาค สาขา มาใช้ในการสรรหากำลังคนได้โดยดูจากประวัติ ความสามารถพิเศษ หรือประวัติการอบรม เพื่อหาคนโยกย้ายมาในส่วนที่เหมาะสม โดยจะนำรูปแบบของ Central Database (ระบบงานทะเบียนประวัติ) เข้ามาใช้แก้ปัญหาในส่วนนี้
3.ในการตรวจสอบเวลาการทำงาน ขาด ลา มาสาย ก็จะนำรูปแบบ Time Attendance (ระบบการตรวจสอบเวลา) มาใช้เพื่อตรวจสอบและวิเคราะห์ การขาด ลา มาสาย หากเกิดขึ้นบ่อยก็จะได้ทราบ และวิเคราะห์ปัญหานำไปสู่การแก้ไข เช่น พนักงาน ขาดงานบ่อยในระบบแจ้ง ก็นำไปวิเคราะห์ปัญหา ปรากฏว่าพนักงานไม่อยากมาทำงานเพราะสภาพแวดล้อมไม่ดี ก็จะได้ปรับปรุงสภาพแวดล้อมในการทำงานให้ดีขึ้นให้คนอยากมาทำงาน อย่านี้เป็นต้น
4.ในการจ่ายเงินเดือน แน่นอนว่าต้องมีความยุ่งยากเกิดขึ้นจากฐานเงินเดือนที่ไม่เท่ากัน เวลาทำงานไม่เท่ากัน แถมยังมีหลายสาขา และแต่ละสาขาอัตราเงินเดือนในตำแหน่งเดียวกันก็ดันต่างกันอีก จึงจำเป็นต้องนำระบบ Payroll (ระบบด้านการคำนวนเงินเดือน)เข้ามาใช้ โดยมีฐานข้อมูลของพนักงานและฐานเงินเดือนอยู่ที่ส่วนกลาง และระบบก็จะไปดึงเอาข้อมูล จาก Time Attendance มาแล้วก็คำนวนเงินเดือนของแต่ละคนออกมา โดยอัตโนมัต ก็จะทำให้การจัดการเรื่องเงินเดือน ค่าตอบแทน ภาษี เป็นเรื่องง่ายขึ้นโดยเฉพาะกับองค์กรที่มีหลายสาขา มีคนมาก จำเป็นอย่างยิ่ง
5.ในการประเมินผลการปฏิบัติงานในองค์กรแบบดังกล่าวคงเป็นการยากยิ่งที่จะใช้คนไปเดินสายตรวจสอบประเมินผลการปฏิบัติงานของแต่ละคนเพื่อการขึ้นเงินเดือน เลื่อนขั้น หมุนเวียนเปลี่ยนงาน อะไรก็แล้วแต่ ดังนั้น ทางกลุ่มคนรักรถขอแนะนำให้ใช้ ระบบ Performance Evaluation (คือระบบการประเมินผลการปฏิบัติงาน) เพื่อมาประยุกต์ใช้ในการกำหนดมาตรฐานในการประเมินผล ช่วยในการบันทึก คำนวน เปรียบเทียบกับสาขาต่างๆ และสรุปผลให้เราได้ โดยเป็นมาตรฐานเดียวกัน หากใช้คนประเมินมาตรฐานอาจเปลี่ยนไปตามอารมณ์ ดินฟ้าอากาศ อย่างนี้เป็นต้น
6.ในเรื่องของฝีมือ ความชำนาญ ความเชี่ยวชาญ ความรู้ ในกรอบที่คนมากขนาดนี้ สาขามากขนาดนี้ การที่จะรู้ว่าบุคคลใดควรจะต้องเข้ารับการอบรม คงจะร้องโอ้..โห จะรู้ไหมเนี่ย แต่ HRIS มีคำตอบ โดยนำเอาระบบ Training And Development เข้ามาใช้ครับ โดยระบบดังกล่าวจะวิ่งเข้าไปที่ฐานข้อมูลส่วนกลางเข้าไปตรวจสอบที่ระบบ Performance Evaluation , Man power ,Central Database ,Time Attendance เพื่อดูข้อมูลของบุคคล ไม่ว่าจะเป็น ความสามรถ ข้อบกพร่องในการทำงาน ขาด ลา มาสาย และหาความจำเป็นที่บุคคลนั้นๆ จะต้องได้รับการอบรม และแสดงผลออกมาเป็น List ทำให้ง่ายในการที่จะฝึกอบรมและพัฒนา และที่สำคัญ จะสามารถอบรมและพัฒนาได้ถูกต้องตามวัตถุประสงค์
7.Welfare (ระบบงานสวัสดิการ)เป็นอีกระบบหนึ่งที่จะนำมาใช้เพื่อบริหารงานเกี่ยวกับสวัสดิการต่างๆเช่น ค่ารักษาพยาบาล ,เงินกู้,การเบิกวัสดุอุปกรณ์ต่างๆ เพื่อใช้ข้อมูลในการบริหารต่างๆเช่น มีข้อมูลการเบิกค่ารักษาพยาบาลมากขึ้น เกิดอะไรขึ้นทำไมคนเจ็บป่วยมากขึ้น เกิดจากการทำงานหรือเปล่าสภาพแวดล้อมในการทำงานเป็นอย่างไร เพื่อพิจารณาแก้ไขและพัฒนา อย่างนี้เป็นต้น
8.และข้อสุดท้ายคือ เมื่อมีสาขามาก คนมาก ถ้าคนขาดไปในแต่ละสาขาแน่นอนว่าจะต้องเดือดร้อนแน่ๆดังนั้นแนะนำให้ใช้ ระบบ Recruitment (การสรรหาบุคลากร)ซึ่งเป็นระบบข้อมูลที่บันทึกการสมัครงาน ในแต่ละสาขา ซึ่งสาขาที่สมัครอาจยังไม่ต้องการ แต่อีกสาขาต้องการก็จะสามารถนำข้อมูลการสมัครไปใช้เรียกมาสัมภาษณ์งานอีกสาขาหนึ่งที่ต้องการตำแหน่งนั้นๆได้ โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายไปประกาศรับสมัครงานในสื่อต่างๆอีก อย่างนี้เป็นต้น
ที่กล่าวมาทั้ง 8 ข้อคือการที่กลุ่มคนรักรถ จะนำ HRIS ไปประยุกต์ใช้ในโรงงานผลิตรถยนต์ ซึ่งมีสาขาอยู่ทั่วประเทศ และคนเป็นหมื่น เพื่อการบริหารงานบุคคล เขียนมาซะเยอะ แล้วมันดีอย่างไร ....อ้าว......
มันดีตรงที่เราสามารถบริหารงานบุคคลได้จากจุดศูนย์กลางจุดเดียว โดยไม่ต้องมีในทุกๆสาขา..แล้วงัยอ่ะ...
ก็ถ้ามีจุดเดียวเราก็จ้างคนแค่คนเดียว อาจจาเงินเดือนเยอะหน่อย แต่ถ้าไม่มี เรามีสาขา 100 สาขา ก็ต้องจ้างคนอีก 100 คน นี่คิดสาขาละคนเองนะ (มันก็ประหยัดค่าใช้จ่ายอ่ะดิ)
แล้วอีกอย่างเมื่อเราบริหารได้ทุกสาขาในจุดเดียว เราก็สามารถจะมองเห็นภาพรวมของบุคลากรได้ดีกว่าจะบริหารที่ สาขาใคร สาขามัน จะทำให้มองแคบ และมาตรฐานจะแตกต่างกัน ทั้งที่ควรจะใกล้เคียงกัน เมื่อเรามองเห็นภาพได้กว้างก็จะทำให้การบริหารงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย
อ้อ..ลืม อย่าลืมเอา ESS มาใช้ด้วยนะครับ บุคลากรจาได้รับข้อมูลข่าวสารจากฝ่ายบริหารและทราบข้อมูลของตัวเองและสามารถทำธุระกรรมกับองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น จะได้แจ้ง ขาด ลา มาสาย เบิกสวัสดิการต่างๆ โดยผ่านทางระบบได้อย่างรวดเร็ว (อย่าลืมอบรมพนักงานในการใช้ ESS ด้วยนะ)
เริ่มต้นอาจต้องลงทุนมหาศาล แต่ต่อไปในอนาคต คุณจะรู้ว่า มันคุ้มค่าที่ได้ใช้.......
"กลุ่มคนรักรถ"
3 ความคิดเห็น:
*** OK ครับ เข้าใจประยุกต์เข้ากับกลุ่มคนรักรถได้ดี ***
เข้าท่านะเนี่ย
ขอบคุณมากเลยนะครับ สำหรับบทความ
แสดงความคิดเห็น